AI情報基盤シリーズ 第2回
中小企業の情報は、
どこに眠っているのか。
紙、Excel、NAS、社長のパソコン、複合機のスキャンフォルダ。AIを仕事に活かす前に、まずは会社の情報の置き場所を見直しましょう。
このページの結論
AIに聞く前に、会社の情報がどこにあるかを見直す。
どこにあり、誰が見られて、どれが最新なのか。ここが整うと、AIも社員も仕事を進めやすくなります。
情報は、会社のあちこちに分かれています
紙
申込書、注文書、点検記録、受付表。紙のままだと検索や共有が難しくなります。
Excel
便利な一方で、最新版・コピー・修正版が増えると探しにくくなります。
個人PC
社長や担当者のパソコンだけに重要資料があると、故障や不在時に困ります。
まずは、情報の置き場所を棚卸しします
大きなシステムを入れる前に、会社の情報がどこにあるかを確認するだけでも、改善の入口が見えてきます。
どれも会社の大切な情報です。ただし置き場所がバラバラだと、AIにも社員にも活かしにくくなります。
整理するときの見直しポイント
紙の書類
複合機やスキャナでPDF化し、保存先とファイル名を決める。
Excel
最新版が分かるように、置き場所と名前の付け方をそろえる。
NAS・サーバー
部署別、顧客別、年度別など、探しやすいフォルダ設計にする。
個人PC
会社として残すべき資料は、共有できる場所へ移す。
バックアップ
故障や誤削除に備え、重要データを失わない仕組みにする。
AIに使う資料
使わせてよい資料と、使わせてはいけない資料を分ける。
NASやサーバーは、置くだけでは情報基盤になりません
大切なのは、機器を入れることではなく、使い方を決めることです。
誰が見られるのか。どこへ保存するのか。古いファイルはどうするのか。バックアップは取れているのか。ここまで決めて、はじめて会社の情報を支える土台になります。
文泉堂が一緒に整理できること
- 社内ファイルの置き場所の確認
- NAS・サーバーのフォルダ設計
- 複合機スキャンデータの保存先整理
- 業務用PCの設定と共有フォルダ接続
- バックアップと運用ルールの確認
まずは小さな棚卸しから
最初から全部を整理しようとしなくて大丈夫です。
- 紙で残っている書類を確認する
- Excelで管理している情報を確認する
- 社長や担当者のPCだけにある資料を確認する
- NASやサーバーの中身を見る
- 複合機のスキャン保存先を確認する
- AIに使わせてもよい資料と、使わせてはいけない資料を分ける
松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の企業・学校・団体の方へ
社内情報の整理から、AI活用の土台をつくります
文泉堂では、AIツールの導入だけでなく、業務用PC、NAS、サーバー、複合機、スキャナ、クラウド、バックアップまで含めて、会社の情報を活かす環境づくりをお手伝いしています。
「情報が散らばっていて、どこから手をつければよいか分からない」という方は、まずは現在の情報の置き場所から一緒に確認しましょう。
