話すだけAI秘書導入シリーズ 第3回
会議や商談の音声を、次の行動・メール・資料に変える。
話して終わりではなく、決定事項、担当、期限、確認メール、資料の下書きへつなげます。
会議や商談のあと、仕事が止まっていませんか
会議や商談では、大切なことがたくさん話されます。
しかし、その内容を議事録にする、担当を整理する、確認メールを書く、資料にまとめる作業は、後回しになりがちです。
話したことが次の仕事へつながらなければ、せっかくの会議や商談が十分に活かされません。
会議後によく起こる困りごと
01
決まったことが曖昧になる
誰が、いつまでに、何をするのかが整理されないまま時間が過ぎてしまいます。
02
お客様や取引先への連絡が遅れる
確認メールやお礼メール、追加資料の送付が後回しになり、せっかくの商談の熱が冷めてしまうことがあります。
03
資料作成に時間がかかる
会議で話した内容を、提案書、報告書、社内共有資料へまとめる作業が負担になります。
音声を、次の仕事へ変える
文泉堂のAI秘書導入支援では、会議や商談の音声を整理し、AIを使って次の仕事へつなげます。
たとえば、決定事項、やることリスト、担当者、期限、確認メール、提案資料の下書き、社内共有メモなどを作成します。
人が一から書き起こして整理するよりも、最初のたたき台を早く作れることが大きな価値です。
作れるものの例
議事録、決定事項一覧、やることリスト、担当者と期限の表、お客様へのお礼メール、確認事項メール、提案資料の下書き、社内共有メモ、次回打ち合わせの準備リスト。
会議や商談の内容を、すぐに次の行動へ移しやすくなります。
文泉堂が環境づくりまでお手伝いします
音声を仕事に活かすには、AIだけでなく、録音、パソコン、保存場所、共有方法も大切です。
文泉堂では、必要に応じてパソコン、マイク、クラウド、NAS、社内共有の方法まで含めて確認します。
「録音したけれど、どこに保存したか分からない」「文字起こししたけれど活用できない」という状態にならないよう、仕事の流れとして整えます。
誰が幸せになるのか
社長は、会議後の確認や指示出しが楽になります。
従業員は、自分が何をすればよいか分かりやすくなります。
お客様や取引先には、早く、分かりやすい連絡が届きます。
会議後の残業や持ち帰り仕事が減れば、家族と過ごす時間にも良い影響が出るかもしれません。
会議を、次の行動へつなげるために
会議や商談は、話すことが目的ではありません。
話した内容を整理し、次の行動へつなげることで、初めて仕事が前へ進みます。
文泉堂は、AIとIT環境を組み合わせ、地域の会社・学校・団体の会議や商談が、実際の成果につながるように伴走します。
※録音を行う場合は、相手の了承や組織のルールを確認してください。AIが作成した議事録やメール文は、必ず人が確認・修正して利用することが大切です。
会議や商談を次の行動へつなげたい方へ
話した内容を、議事録・メール・資料の下書きへ整えます。
文泉堂では、AI導入だけでなく、録音・文字整理・PC・クラウド・NASまで含めて、会議後の仕事が進む環境づくりをお手伝いします。
