話すだけAI秘書導入シリーズ 第4回
紙資料・FAX・手書きメモを、AIで使える仕事データに変える。
紙のまま止まっている情報を、Excel表、メール、予定、資料下書きへつなげます。
紙の情報は大切。でも、そのままだと使いにくいことがあります
FAXで届く見積依頼、紙の注文書、手書きメモ、会合案内、資料のコピー。
紙には大切な情報が書かれています。
しかし紙のままだと、検索する、集計する、共有する、再利用することが難しく、結局手入力に頼ることが多くなります。
よくある紙しごとの悩み
01
FAXの見積依頼を手入力している
商品名、メーカー名、規格、数量を一つずつ入力するのは時間がかかり、ミスも起こりやすい作業です。
02
紙の案内を予定表に入れるのが面倒
会合の日時、場所、内容をカレンダーへ入力する作業は後回しになりやすく、登録忘れにつながります。
03
紙資料が探せない・共有できない
机の上、ファイル、複合機のスキャンフォルダ、個人のパソコンに情報が散らばると、後から探すのが大変になります。
複合機でスキャンし、AIで整理する
文泉堂では、紙資料を複合機やスキャナで取り込み、AIで内容を整理する流れづくりをお手伝いします。
たとえば、FAXで届いた見積依頼を画像化し、AIで文字を読み取り、Excel表のたたき台にすることができます。
紙の会合案内であれば、日時や場所を整理し、カレンダー登録や案内文作成の下準備に使えます。
紙資料から作れるもの
Excel表、見積作成前の確認表、商品名・規格・数量の一覧、確認メール、Googleカレンダー登録用の内容、会合案内の要約、社内共有メモ、ホームページ掲載文、報告書の下書き。
紙の情報を、仕事で使える形へ変えることで、手入力や探す時間を減らしやすくなります。
文泉堂だから、機器と保存先まで考えます
紙資料をAIで活用するには、AIだけでなく、複合機、スキャナ、パソコン、保存先の整理が大切です。
どこにスキャンするのか。誰が見られるのか。どの形式で保存するのか。バックアップはどうするのか。
文泉堂では、複合機、PC、NAS、クラウド、バックアップまで含めて、紙資料を仕事データとして使える環境を整えます。
誰が幸せになるのか
事務担当者は、手入力や探す時間を減らせます。
営業担当者は、お客様への返答や見積準備を早く進めやすくなります。
お客様や仕入先には、確認漏れの少ない、分かりやすい連絡が届きます。
紙しごとの負担が減れば、会社全体の時間にも余裕が生まれます。
紙をなくすのではなく、仕事に使える形へ
紙をすべてなくす必要はありません。
大切なのは、紙に書かれた情報を、必要なときに探せて、共有できて、次の仕事に使える状態にすることです。
文泉堂は、複合機とAI、PCと保存環境を組み合わせ、地域の会社や団体の紙しごとを軽くするお手伝いをします。
※紙資料の状態や文字の読みやすさにより、AIの読み取り結果は変わります。AIが整理した内容は、必ず人が確認・修正して利用することが大切です。
紙しごとを軽くしたい方へ
紙資料・FAX・手書きメモを、仕事で使えるデータへ整えます。
文泉堂では、複合機、スキャナ、PC、NAS、クラウド、AI活用まで含めて、紙の情報をExcel表・メール・予定・資料下書きへつなげる環境づくりをお手伝いします。
