松江の中小企業・学校・医院・団体向け
AIは、毎日の小さな面倒を減らすところから始められます。
FAXで届く見積依頼。紙の会合案内。キーボード入力。紙書類の整理。
こうした日々の手間を、AIとパソコン、複合機、スマホを組み合わせて少しラクにできる場面が増えています。
実践事例 1
FAXで届いた見積依頼を、Excel表にする
商品名、メーカー名、規格、必要数量などが書かれたFAXを、見ながら手入力するのは時間がかかります。
文泉堂では、FAXで届いた見積依頼を複合機でスキャンし、AIに文字解析とExcel表化を依頼する実験を行いました。
以前は誤字が目立つこともありましたが、現在は実務で試す価値がある精度まで進んできています。
実践事例 2
紙の会合案内を、Googleカレンダーへ登録する
会合や研修の案内は、紙文書やメール添付で届くことがあります。日時や場所を手入力するのは、意外と面倒です。
紙文書や画面をスマホで撮影し、AIに「Googleカレンダーへ登録して」と依頼すると、予定登録を助けてくれる場面があります。
後回しにしがちな予定入力をその場で済ませやすくなり、登録忘れの防止にもつながります。
実践事例 3
キーボード入力がつらい時は、音声入力から始める
長い文章をキーボードで打つことにストレスを感じる方は少なくありません。
Aqua Voiceなどの音声入力ツールを使い、話した内容を文章化するところから始める方法があります。
音声入力で作った文章を、ChatGPTやGeminiで整理する流れにすれば、入力の負担を減らしながらAI活用へ進めます。
実践事例 4
紙書類を、あとで使える情報にする
紙書類や手書き情報は、紙の上では大切な情報です。
しかし、そのままでは検索、集計、再利用が難しいことがあります。
スキャン、PDF化、AIによる文字化、ExcelやCSVへの整理を組み合わせることで、あとで使いやすい形にできる可能性があります。
AIに任せる前に、確認したいこと
個人情報・機密情報を入れてよいか。
元の紙資料や画像を残しているか。
数量、日時、場所、型番を人が確認する流れがあるか。
まず1件だけ、小さく試せるか。
ご自身でできる方は、ご自身で。
難しい方は文泉堂へ。
文泉堂の基本姿勢は、ご自身でできる方はご自身で進めるのがよい、というものです。
一方で、契約、初期設定、スキャン、スマホ操作、AIへの頼み方、Excel化、確認の流れづくりで不安がある方には、伴走型AIアドバイザーとして、使えるようになるまで実践型でサポートします。
松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の方へ
AIを仕事で使える形にしたい方は、文泉堂へご相談ください。
FAX、紙資料、予定登録、音声入力、Excel化など、身近な業務から小さく試し、使えるようになるまで伴走します。
