AIと情報共有で、社員を支える会社へ 第4回
AIは社員を監視する道具ではなく、
支えるための道具です。
AIを社内情報共有に使うと聞くと、「社員を監視するのでは」と不安に感じる方もいるかもしれません。 だからこそ、最初に目的をはっきりさせることが大切です。
文泉堂が目指すのは、監視ではありません。
AIで社員の行動を細かく追いかける。 AIで社員を評価する。 AIで心や体の状態を判断する。 そのような使い方を前提にすると、社員は安心して働けません。
文泉堂が考えるAI活用は、社員を監視するためのものではありません。 社員が一人で抱え込まないようにするため。 上司が早めに声をかけやすくするため。 経営者が会社全体の状況を落ち着いて把握するためのものです。
AIを使う前に決めておきたいこと
目的
何のために使うのか
社員を支えるため、仕事を見える化するためなど、目的を明確にします。
範囲
どの情報を扱うのか
予定、タスク、報告など、AIに整理させる情報の範囲を決めます。
確認
誰が確認するのか
AIの整理結果をそのまま使わず、人が確認する流れを作ります。
説明
社員へどう伝えるのか
何のために使うのかを社員へ説明し、不安を減らします。
AIは「気づきのきっかけ」を作る補助役です。
たとえば、予定が詰まっている、タスクが滞っている、報告が減っている、対応待ちの案件が増えている。 こうした情報が整理されていれば、上司や経営者は早く状況に気づきやすくなります。
ただし、AIが「この社員はこうだ」と決めつけるものではありません。 AIはあくまで補助役です。 最後に確認し、声をかけ、支えるのは人です。
安心して使うために
個人情報や人事情報は、特に慎重に扱います。
AIと情報共有を使う場合、個人情報、健康情報、人事評価に関わる情報の扱いには注意が必要です。 何を保存するのか。 誰が見られるのか。 AIに入れてよい情報は何か。 こうしたルールを決めずに始めると、不安や誤解につながります。
社員に安心して使ってもらうためには、便利さだけではなく、説明、同意、確認ルール、情報の置き場づくりが必要です。
文泉堂は、人を大切にするAI活用を一緒に整えます。
文泉堂では、AI秘書、音声入力、クラウド、NAS、パソコン設定、カレンダー、タスク管理を組み合わせ、会社に合った情報共有の仕組みを一緒に考えます。
AIで人を冷たく管理するのではなく、AIで人を大切にできる会社へ。 そのための小さな一歩から、伴走してお手伝いします。
シリーズ全体を読みたい方へ
AIと情報共有で、社員が幸せに豊かに働ける会社をつくる
このシリーズでは、社員を監視するためではなく、社員が一人で抱え込まないように支えるためのAI活用をまとめています。予定、報告、音声入力、社内資料、確認ルールまで、全体の流れをまとめ記事から確認できます。
