松江・出雲周辺の中小企業向け
FAXで届いた見積依頼を、AIでExcel表にできる時代へ。
商品名、メーカー名、規格、数量。
紙を見ながらExcelへ入力する作業を、少しでも減らせないか。文泉堂で実際に試したAI活用の一例をご紹介します。
よくある困りごと
FAXや紙資料の入力は、地味に時間がかかります。
お客様からFAXで見積依頼が届く。そこに書かれた商品名、メーカー名、規格、必要数量を見ながら、Excelへ打ち直す。
一つひとつは小さな作業でも、件数が増えると大きな負担になります。
紙資料をテキスト化するアプリは多くありますが、FAXで送られてきた文書は文字が荒く、認識ミスが出やすいこともあります。結局、最初から手入力した方が早いと感じる場面も少なくありません。
文泉堂で試したこと
複合機でスキャンし、AIにExcel表のたたき台を作らせる。
文泉堂では実際に、お客様からFAXで届いた見積依頼書を複合機でスキャンし、画像データにしました。
その画像をAIに読み取らせ、商品名、メーカー名、規格、必要数量を整理して、Excelで扱いやすい表の形にする作業を試しました。
以前は同じような条件だと誤字が目立つこともありましたが、今回は実務で試す価値があるところまで精度が上がっていると感じました。
大切な前提
AIの結果は、そのまま使わず人が確認します。
AIが表を作ってくれるといっても、完全に任せきりにするのは危険です。
特に、見積金額、数量、型番、規格、納期などは、間違えると仕事に影響します。
そのため、AIには「たたき台」を作らせ、人が確認して仕上げる流れを作ることが大切です。
始めるなら、まず1枚だけ試すのがおすすめです。
1. FAXや紙資料を複合機でスキャンする。
2. AIで文字を読み取り、表のたたき台を作る。
3. 商品名、数量、規格、型番を人が確認する。
4. 使えそうなら、日常業務に少しずつ取り入れる。
文泉堂がお手伝いできること
紙資料入力を減らすための、小さな実証から伴走します。
文泉堂では、複合機でのスキャン、画像やPDFの扱い、AIでの文字解析、Excel表のたたき台作成、確認しやすい流れづくりまで、実際の仕事に合わせて一緒に試すことができます。
ご自身でできる方は、ご自身で進めるのが一番です。難しい方、途中で不安になる方、仕事で使える形まで整えたい方には、文泉堂が伴走します。
松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の方へ
FAXや紙資料の入力作業を減らしたい方は、文泉堂へご相談ください。
複合機スキャン、AIでの文字解析、Excel化の小さな実証から、確認フローづくりまで伴走します。
