AIエージェントが働ける会社の作り方｜第2回
Gemini Sparkを使う前に整えたいGoogle Driveとカレンダー。
AIエージェントが迷わず働くには、資料の置き場と予定の残し方が大切です。
AIエージェントは、探し物が苦手な環境では力を発揮しにくいです。
Google Driveに資料が整理され、Googleカレンダーに予定と準備内容が残っていると、AIは仕事の流れを理解しやすくなります。
AIに頼む前に、人が探しやすい状態へ
Gemini SparkのようなAIエージェントは、メール、カレンダー、Google Drive、ドキュメント、表計算などを横断して仕事を手伝う方向へ進化しています。
ただし、AIだからといって、会社の中に散らばった資料を何でも完璧に探し出してくれるわけではありません。
まず大切なのは、人が見ても分かる場所に、仕事の資料と予定を置いておくことです。人が探しやすい環境は、AIにとっても働きやすい環境になります。
資料の置き場
Google Drive
見積、会議資料、写真、PDF、マニュアルなどを、探しやすいフォルダへ整理します。
予定の置き場
Googleカレンダー
打ち合わせ、締切、準備物、次回の確認事項を、予定と一緒に残します。
Google Driveは「資料置き場」ではなく「仕事の地図」
Google Driveを使っていても、フォルダ名やファイル名がバラバラだと、必要な資料を探すだけで時間がかかります。
AIエージェントを意識するなら、Google Driveは単なる保管場所ではなく、仕事の流れが分かる地図として整えるのがおすすめです。
最初に整えたい例
お客様別
会社名、学校名、団体名ごとに資料をまとめる。
年度別
2026年度、2027年度など、時期で探せるようにする。
用途別
見積、契約、会議、写真、マニュアルなどで分ける。
このように整理しておくと、「あの資料どこだっけ」という時間が減ります。AIに相談するときも、どの資料をもとに考えればよいかを指定しやすくなります。
カレンダーには、予定だけでなく「次にすること」も残す
カレンダーは、日時を忘れないためだけの道具ではありません。
AIエージェントを仕事に使うなら、予定の中に「何を準備するか」「誰に連絡するか」「どの資料を見るか」まで残しておくと、次の行動につながりやすくなります。
カレンダーに残したいこと
目的
何のための予定か。
準備物
必要な資料や確認事項。
次の行動
終わった後にすること。
地元の会社・学校・団体で使いやすい場面
難しいAI活用から始める必要はありません。まずは、日々の仕事でよくある場面から整えるのが現実的です。
会社
商談資料、見積、納品予定、次回連絡をまとめる。
学校
会議資料、行事予定、配布物、準備する教材を整理する。
団体
役員会資料、出欠、案内文、次回の議題を残す。
文泉堂がお手伝いできること
文泉堂では、AIの使い方だけでなく、AIを使う前の仕事環境づくりからお手伝いします。
Google Driveのフォルダ整理、カレンダーの使い方、パソコン設定、複合機のスキャン活用、NASやバックアップ、社内ルールづくりまで、現場に合わせて一緒に整えます。
大切なのは、小さく始めること
まずは、会議後の予定登録、資料フォルダ整理、次回打ち合わせの準備メモなど、1つの業務から始めるだけでも十分です。
AIエージェントを安心して使うには、AIに任せる部分と、人が確認する部分を分けておくことも大切です。文泉堂は、その確認ルールも含めて伴走します。
次回予告
第3回では、会議後の議事録、宿題、次回予定をAIで整理する方法を紹介します。
AIエージェント導入を検討している方へ
Google Drive・カレンダーの整理から、文泉堂が伴走します。
AIを契約する前に、資料の置き場、予定の残し方、確認ルールを整えておくと、導入後の使いやすさが大きく変わります。
松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の企業、学校、団体の方もお気軽にご相談ください。
シリーズまとめ
AIエージェント導入前に整えたい仕事環境を、まとめて確認できます。
資料の置き場、Google Drive、カレンダー、会議後の整理、週次ブリーフィング、確認ルールまで、シリーズ全体をまとめました。
