松江・出雲周辺の事業所・医院・学校・団体向け
手書きの紙書類を、あとで使える情報にするには。
問診票、申込書、相談メモ、記録用紙。
紙の上では大切な情報でも、そのままでは検索・集計・再利用が難しいことがあります。
よくある困りごと
紙に書いた情報を、もう一度パソコンへ入力している。
現場で聞き取った内容を紙へ記入し、その後で誰かがパソコンへ入力し直す。
この流れは、多くの職場で自然に行われています。
しかし、紙の内容をあとから探したい、集計したい、再利用したいとなると、紙のままでは扱いにくくなります。
AI活用前に考えること
いきなりAIに読ませる前に、紙の形を整えます。
AIやOCRを使えば、紙書類の文字を読み取れる可能性があります。
ただし、紙の書式が毎回ばらばらだったり、必要な項目が決まっていなかったりすると、あとで整理しにくくなります。
まずは、何を記録するのか、どの項目を残したいのか、あとで何に使いたいのかを決めることが大切です。
大切な前提
個人情報・機密情報の扱いには注意が必要です。
紙書類には、個人情報、業務上の機密情報、外部へ出してはいけない情報が含まれることがあります。
AIやOCRを使う場合でも、どの情報をどこへ入力してよいのか、事前に確認する必要があります。
また、読み取り結果はそのまま使わず、必ず人が確認してから利用します。
紙書類をデータ化する前の確認ポイント。
1. どの項目を残したいのか。
2. 紙をどうスキャン・保存するのか。
3. ファイル名や保存場所のルールはあるか。
4. AIの読み取り結果を誰が確認するのか。
文泉堂がお手伝いできること
紙書類の流れを聞き取り、使える形に整える相談から始めます。
文泉堂では、紙書類の流れの聞き取り、スキャン・PDF化、ファイル名整理、AI/OCR活用前の確認ポイント整理、人による確認フローづくりまでご相談いただけます。
ご自身でできる方は、ご自身で進めるのが一番です。難しい方、途中で不安になる方、仕事で使える形まで整えたい方には、文泉堂が伴走します。
松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の方へ
紙書類や手書き情報の整理、AI活用前の確認は文泉堂へご相談ください。
スキャン、PDF化、保存ルール、AI/OCRの小さな実証、人による確認フローづくりまで伴走します。
