学校DX・AI担当の先生へ

校務DXはAIの前に。
紙・共有フォルダ・予定・資料を整えることから。

学校でAIを活用したいと思っても、資料や情報の置き場が散らばっていると、うまく使い始めることができません。AIの前に、まず学校の情報の流れを整えることが大切です。

AIは、学校の情報が整理されているほど使いやすくなります

生成AIは、文章の下書き、要約、資料整理、アイデア出しなどに役立ちます。ただし、AIに相談する前の資料が、紙、個人のパソコン、USB、共有フォルダ、Google Drive、校内サーバーに分かれていると、どこから手をつければよいかわからなくなります。

校務DXは、いきなり新しいツールを入れることではありません。まずは、先生方が必要な資料を探しやすくし、同じ情報を何度も入力しなくてよい状態に近づけることから始まります。

最初に見直したい校内情報

紙・フォルダ・予定・スキャンPDFを分けて整理します

複合機スキャンを活かす

PDF化して終わり、ではもったいない

学校には、紙で届く案内、申請書、会議資料、保管資料がたくさんあります。複合機でスキャンすればPDFにはできますが、それだけでは「どこにあるかわからない資料」が増えてしまうことがあります。

大切なのは、スキャンした後の名前の付け方、保存場所、フォルダ分け、アクセス権限、バックアップです。

ここが整うと、先生方が資料を探す時間を減らしやすくなります。さらに、AIで要約したり、文章のたたき台を作ったりする準備にもつながります。

校務DXの目的

先生の「探す時間」「入力する時間」を減らすこと

校務DXというと、大きなシステム導入を想像しがちです。しかし、現場で最初に効果が出やすいのは、もっと身近なところです。

小さな整理を積み重ねることで、先生方の負担を少しずつ減らすことができます。

AIを使える学校にするには、環境づくりも必要です

AI活用は、アカウントを作るだけでは始まりません。

PCが安定して使えること、ネットワークが整っていること、複合機でスキャンした資料を適切に保存できること、Google Driveや共有フォルダの権限が整理されていること。

こうした土台があってこそ、生成AIやNotebookLM、Geminiなどを学校の仕事に活かしやすくなります。

今回のまとめ

AI活用は、情報の置き場を整えるところから始まります

学校でAIを使いやすくするには、まず紙資料、共有フォルダ、予定、スキャンPDFなどの流れを見直すことが大切です。

資料が探しやすくなり、同じ内容を何度も入力しなくてよくなり、先生方が必要な情報へたどり着きやすくなる。そうした小さな整理の積み重ねが、校務DXとAI活用の土台になります。

学校の紙資料・共有フォルダ・予定管理でお困りの方へ

AIを使う前の情報整理から、
文泉堂が一緒に整えます。

紙資料、複合機スキャン、Google Drive、共有フォルダ、予定表、PC・ネットワーク環境が整うと、校務DXやAI活用を進めやすくなります。文泉堂では、学校の現場に合わせて、資料の置き場づくりからAI活用の土台づくりまで伴走します。

松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の学校、教育関係団体の方もお気軽にご相談ください。