その仕事、動画に撮っておきませんか？ 第5回

動画マニュアルをGoogle DriveやNASに保存して、会社のノウハウに変える

作業動画やAIで作ったマニュアルは、作って終わりではありません。あとから探せる場所に残して、必要な人が見られるようにして、古くなったら直せる状態にしてこそ、会社の財産になります。

動画マニュアルは、保存場所を決めてから価値が出ます

せっかく作業を動画に撮り、AIを使ってマニュアル化しても、保存場所がバラバラだと使われなくなってしまいます。

社長のパソコン、担当者のスマホ、USBメモリ、LINEのトーク履歴、メール添付。こうした場所に分散していると、必要なときに見つけられません。

Google DriveやNASは、会社のノウハウ置き場になります

動画マニュアルを会社で活かすには、Google DriveやNAS、社内共有フォルダのような「みんなが見に行ける場所」を決めることが大切です。

探しやすいファイル名とフォルダ名を決める

マニュアルは、作った人だけが分かる名前ではなく、あとから探す人が分かる名前にしておくことが大切です。

誰が見られるか、誰が編集できるかを決める

会社のノウハウには、誰でも見てよいものと、限られた人だけが見るべきものがあります。

顧客情報、個人情報、価格表、契約内容、学校や医療機関の情報などが含まれる場合は、共有範囲を慎重に決める必要があります。

「見るだけの人」「編集する人」「管理する人」を分けておくと、誤って消したり、古い内容に上書きしたりするリスクを減らせます。

古くなったマニュアルを更新する仕組み

マニュアルは、作った瞬間が完成ではありません。複合機の機種が変わる、画面の表示が変わる、担当者が変わる。仕事の手順は少しずつ変わります。

文泉堂が保存・共有の環境づくりまで伴走します

動画マニュアルを会社で使うには、AIで文章を作るだけでなく、パソコン、複合機、Google Drive、NAS、バックアップ、権限管理まで含めた環境づくりが必要です。

文泉堂では、松江・出雲・安来・雲南・米子周辺の会社・学校・団体の方へ、作業動画のマニュアル化から、社内で使える保存場所づくりまで伴走します。

動画マニュアルを、会社で使える形に残しませんか。

保存場所・共有・バックアップまで、文泉堂が一緒に整えます。

Google DriveやNASを使いたいけれど、どこから始めればよいか分からない。作ったマニュアルを社内で探しやすくしたい。そんな時は、文泉堂へご相談ください。

シリーズまとめ

作業動画をAIでマニュアルにする流れを、まとめて確認できます。

iPhoneでの撮影、Gemini・ChatGPTの使い分け、動画マニュアルに向いている仕事、Google DriveやNASでの保存まで、シリーズ全体を一覧で見られるページを用意しました。